3 sätt att förbättra IT-strategin

2018-08-015 Minute Read

IT-avdelningen på företag brukar vara full av aktivitet. De flesta IT-tekniker ägnar arbetsdagarna åt att alternera mellan kontinuerliga uppgifter, tidskänsliga problem och långsiktiga projekt. De måste skydda nätverk, upprätthålla infrastrukturer och uppdatera system, för att inte tala om att kunna hantera alla supporttickets och fördela supportärenden, samt utbilda andra tekniker. Det finns ingen vanlig dag för IT och även de mest välgjorda planer kan omintetgöras vid ett dataintrång. Vissa dagar kan kännas som att springa i ett hamsterhjul, du rusar runt på kontoret och släcker eldsvådor och har lite tid åt att fokusera på IT-strategi.

Utan ordentlig IT-styrning kan teamen bli kaotiska. Ta en titt på Innotas årliga undersökning Projekt och portföljhantering, där man upptäckte att hälften av IT-projekten misslyckas. Ett misslyckat projekt är förstås ett tecken på att allt inte går så bra. Men det kan ofta vara förvånansvärt svårt att mäta effektiviteten för en IT-strategi.

Till exempel, för ett säljteam är resultaten mycket tydliga men för IT är de svårare att mäta. Framgång handlar om mer än antalet supportärenden som klarats av. Vilka andra faktorer ska man då ta med i effektivitetsekvationen? Det är avgörande att kunna svara på den här frågan för att kunna skapa ett bättre, mer enhetligt IT-team med kollegor som arbetar tillsammans, både inom sina egna team och över hela verksamheten för att slutligen kunna påverka resultatet.

1. Fokusera på personalen

Det är IT-teamets jobb att hantera tekniken, men för att göra det väl krävs god personalhantering. De flesta IT-chefer och högsta IT-ledningen ägnar faktiskt sin tid åt att fokusera på personalhantering i stället för på tekniska problem och detta kräver en helt annan kunskap. Att fixa en långsam server är inte samma sak som att hjälpa en anställd som arbetar för långsamt. Inkompatibla program och medarbetare kräver olika metoder.

En viktig del av en allmän IT-strategi är att fundera över hur man skapar ett effektivt team ur ett personalperspektiv. Det kan verka bakvänt, men för att höja IT-produktiviteten måste personalen komma först.

2. Skapa mål för en IT-strategi

Måluppställning bör vara det centrala i en IT-strategi. Du måste veta vart du vill gå för att kunna komma dit. Ledningsgruppen bör utveckla en kombination av kortsiktiga och långsiktiga mål som skapar en övergripande känsla av inriktning och som kan spåras efter hand. Stora mål känns mer uppnåeliga om de bryts ner i mindre delar.

Målen kan se olika ut. Några kan vara raka och enkla att mäta, som att uppnå en viss responstid vid hanteringen av supportärenden. Andra kan vara konkreta, som att slutföra en e-postmigration eller implementera ett nytt lönesystem. Men andra kan vara vaga, som att ”förbättra kommunikationen” eller ”förbättra personalens säkerhetsbeteende.” De effektivaste IT-strategierna inkluderar mål som inbegriper allt det ovanstående, bidrag till företaget, användarorientering och verksamhetsförbättringar.

Du bör prioritera mål som optimerar alla IT-teammedlemmars tid. Till exempel, om ett säkerhetsproblem uppstår bör det vara högsta prioritet att korrigera det, eftersom det annars kan göra så att alla andra planer också spårar ur. Dessutom måste målen vara flexibla. Det är aldrig en bra idé att hålla allt för fast på en plan när saker kan förändras på ett ögonblick, vilket de oundvikligen kommer att göra.

Du kommer också att ha svårt att uppnå målen om teamet inte förstår vad som förväntas av dem och att det är viktigt att kommunicera mål och förväntningar från början. Ju öppnare kommunikation, desto bättre. Personalen bör känna att de kan ge feedback och be om hjälp när det behövs. Möten kan förstås vara värdefulla, eftersom de sammanför alla i ett team för att delge uppdateringar och diskutera hur saker går. Men akta dig för att ha alltför många möten eftersom de kan vara störande och ett slöseri med tid.

3. Betona företagsvärdet

För IT-chefer handlar en del av mätningen av teamets effektivitet om din förmåga att kommunicera och förklara företagsvärdet för resten av organisationen. Andra chefer, som ekonomichefen, svarar bra på siffror, så när du startar nya IT-projekt, beakta hur och varför de är ekonomiskt rimliga och se till att betona vinsterna.

Du vill till exempel kanske uppgradera organisationens skrivare till nyare modeller med inbyggda säkerhetsfunktioner. En automatisering av skrivarsäkerheten sparar tid åt IT-teamet, tid som de i stället kan ägna åt uppdragskritiska uppgifter.

IT-ledning handlar om att göra det möjligt för personalen att effektivt kunna hantera tekniken. Du skapar en övergripande vision och ger varje teammedlem en inriktning, samt ger stöd dem under vägen. Lyssna på deras idéer och bekymmer, var öppen för nya idéer och prioritera en positiv arbetsatmosfär i kombination med organisationsmålen. Ingen sa att det var enkelt men det är lönsamt att investera i personalen.

Jasmine W. Gordon 2018-08-08 6 Minute Read

5 IT-beslut som inte förstör kundens dag

Alla IT-beslut är viktiga för kundupplevelsen i dagens digitala värld. Läs om vad du ska tänka på för att skapa en exceptionell upplevelse för kunder.

Tektonika Staff 2018-04-04 6 Minute Read

Digitalisering kan revolutionera utvecklingsländerna

Digital förvandling innebär lika mycket potential för samhällen i utvecklingsländer som för företag på andra platser.

Tektonika Staff 2018-02-27 5 Minute Read

Avancerad sjukvårdsteknik med mikrofluidik

Samhället tar ofta enorma steg framåt när man kombinerar olika forskningsområden inom till exempel sjukvårdsteknik.