4 verktyg för att förenkla och automatisera arbetslivet

2018-07-246 Minute Read

”Som en liten startup hade vi inte budget för ett back office-verktyg,” säger David Wieseneck, ekonomichef för den mobila marknadsplatsen letgo. När han startade kunde han räkna personalen på två händer och ”ekonomiavdelningen” var bara ett fint namn på Wieseneck som skrev checkar från företagets bankkonto. Men även ett litet företag behöver företagsverktyg för att göra jobbet, särskilt när antalet resor och utgifter bara ökar.

Att automatisera företagsprocesser hamnade längst upp på prioriteringslistan. ”Vi behövde verktyg som inte kostade så mycket att jag behövde fråga vår vd om extra pengar men som ändå kunde installeras på en timme,” minns Wieseneck. Han är inte ensam. Nio av tio småföretagare arbetar mer än 40 timmar i veckan och så mycket som 10 av dessa timmar går till administration.

Det enklaste sättet för ett IT-proffs att hjälpa ägare och personal att få tillbaka lite av den tiden är att strategiskt automatisera företagsprocesser genom att utveckla företagsverktyg så att alla kan jobba med viktigare uppgifter, till exempel att se till att kunderna är nöjda eller identifiera nya marknader. Här är fyra bra exempel för inspiration:

1. Expensify: Konvertera kvitton och kalkylark

Wieseneck behövde hjälp med reseutgifter eftersom de många resorna förde med sig huvudvärken att rapportera varje flygning, måltid och bilhyra, för att inte nämna de timmar han satt nergrottad i pappersarbete, kalkylark och andra rapporter.

Efter att ha granskat och undersökt vilka alternativ som passade bäst för verksamheten valde hans team Expensifys molnbaserade mobilapp, som erbjöd utmärkt kundsupport, flera olika integrationer och möjligheten att ersätta medarbetarna inom en dag. ”Det är det perfekta verktyget för att hantera kvitton och utgifter för alla startups som vill spara tid, Efterlevnad och ta kontroll över organisationsprocesser backend utan att konka,” säger han.

2. MailChimp: För enklare mejlkampanjer

Även om många företagsägare klagar på hur mycket tid de lägger på mejlinkorgen kan ett nyhetsbrev vara en av de bästa platserna för att bygga företagets varumärke och göra det väsentligt för kunderna. Enligt undersökningen Svenskarna och internet är det så många som 85 procent i Sverige som äger en smartphone. Och de använder den inte bara till sociala medier eftersom nästan alla har mejl. Men inte alla företag har den personal som krävs för att regelbundet skapa innehåll och layouta ett snyggt nyhetsbrev. Som tur är finns det verktyg för att automatisera produktion och utskick för att nå fler kunder, till exempel MailChimp.

Stephen Rose och hans fru äger The Peach Truck, ett litet, säsongsbaserat företag som tar de bästa frukterna från Georgia och säljer dem i hela den amerikanska mellanvästern. Rose insåg att hans kunder gillade att få en inblick bakom kulisserna där man odlar persikor. Rose använder MailChimp för att skicka dem uppdateringar om väder, odlingsvillkor med mera. Mellan 37 och 46 procent öppnar dessa kampanjer som skickas till The Peach Trucks mejllista vilket visar att det finns en målgrupp där ute.

Rose använder även MailChimps verktyg för listsegmentering för att skicka anpassade kampanjer till kunder baserat på geografisk plats eller hur och var de anmält sig. ”Vi kan till exempel skicka specialerbjudanden till kunder som beställer online,” förklarar han. Anpassning är en viktig faktor att tänka på när du väljer nya verktyg.

3. Infusionsoft: Svara snabbt på förfrågningar från kunder

På tal om mejl och kundnöjdhet kommer här ett intressant faktum: När en kund fyller i ett kontaktformulär på din webbplats kan siffrorna för konvertering till köp sjunka med 21 gånger om du bara väntar en halvtimme jämfört med om du ringer inom fem minuter, enligt undersökningen Lead Response Management.

Som IT-proffs kan du argumentera för att använda programvara som Infusionsoft för att automatisera mejlsvar. Svaren kan skickas omedelbart eller så kan du ställa in det att skickas när du vill. En meny dirigerar meddelandet i identifierade kategorier, till exempel som en ny kundförfrågan, fråga, klagomål eller prisförfrågan, och anpassade mejl kan skickas ut på samma sätt. Och om någon i personalen ofta svarar på samma frågor kan de skicka ut automatiska svar även på dessa. Programvaran samlar in data om varje kund, vilket också sparar enormt mycket tid för den administrativa datainmatningen.

4. Occasion Station: Hitta den perfekta, skräddarsydda presenten

Ibland kan en företagsprocess hjälpa både på jobbet och privat. ”2014 var jag upptagen med att hantera ett förvärv jag hade gjort när jag insåg hur lite tid jag hade för att vara med familjen,” säger Felix Odigie, grundare av Occasion Station. ”Det hade faktiskt blivit så allvarligt att jag inte hade koll på viktiga händelser i familjemedlemmars och nära vänners liv.” Presentkort i all ära, men de är helt enkelt inte tillräckligt personliga.

Han berättar för Black Enterprise: ”Oavsett om du går med i vår plattform som enskild person eller som ett litet företag får du en personal shopper som hjälper dig med alla presentinköp – så många gånger du vill.” Det är med andra ord inga problem att hitta något för att säga tack till en kund eller kollega eller om du behöver en present till din bättre hälfts gymnasiekompis bröllop nästa månad. IT-proffs som erbjuder den här lösningen till alla i personalen kan själva få en anpassad present när alla väl inser hur mycket tid de sparar på shopping.

När du tittar på dessa eller andra tidsbesparande företagsverktyg för att automatisera processerna ska du inte glömma säkerheten – om du driftsätter ett osäkert verktyg kan företaget ligga i riskzonen för cyberattacker. Och glöm inte: att ha mycket att göra är inte alltid detsamma som att vara produktiv. Många småföretagare och deras personal slösar tid på att manuellt utföra repetitiva och tidskrävande uppgifter. Det jobbet tillsammans med livet utanför gör att det inte finns tillräckligt många timmar på dygnet för att klara av allt. Med tekniken på din sida kan du lägga tiden på det som är allra viktigast.

Joe Hewitson 2018-08-15 4 Minute Read

Prognos för tekniktrender: Vad kommer 2018 och framöver?

Vilka nya tekniktrender kan du förvänta dig framöver? Här är några viktiga trender.

Rose de Fremery 2018-08-09 6 Minute Read

Disruptiv teknik kommer att revolutionera IT i sjukvården

Disruptiv teknik som AI kommer att revolutionera IT i sjukvården. Läs om hur det kommer att göra livet lättare för läkare och patienter.

Tektonika Staff 2018-05-23 5 Minute Read

Minska elavfallet för en hälsosammare planet

De senaste åren har vi sett en enorm ökning av elavfall, vilket kan betyda problem lång tid framöver. Läs hur du kan tänka grönare och minska ditt avfall.