Hur Managed Print Services kan stödja digital omvandling i branschen Finansiella tjänster

2018-03-076 Minute Read

Det flesta är medvetna om att digital omvandling är ett aktuellt ämne, som påverkar företag i alla storlekar inom alla branscher. Men som med många modeord inom företagsvärlden är det inte alltid klart vad ”digital omvandling” innebär.

Den bästa förklaringen är kanske att se det som en process där verksamhetsaktiviteter och verksamhetsmodeller omdefinieras för att dra maximal nytta av digital teknik, och sätta tekniken i hjärtat av verksamheten.

Det kan innebära att man använder programvara och tjänster för affärsanalys för att se möjligheter och förutse trender, eller att man använder appar, webben och sociala medier för att få direkt kontakt med kunder. Det kan innebära att man använder kraften från digitala tekniker för att omvandla hur team samarbetar, eller för att skapa nya tjänster som utmanar gamla marknader. Det kan faktiskt innebära allt det ovannämnda.

Omvandla verksamheten genom att omvandla arbetsflöden

Digital omvandling kan emellertid även innebära att man omvandlar arbetsflöden, och för över gamla pappersbaserade processer till den digitala världen genom att automatisera dem och öka effektiviteten samt möjliggöra för företag att använda informationen på ett mer effektivt sätt. Det här innefattar ofta att byta ut pappersformulär mot digitala versioner som slussar data direkt till en backend-databas, eller att skanna och lagra pappersbaserade dokument i dokumenthanteringssystem, vilket gör det enklare att genomsöka, dela och granska dem.

Man kan göra sig av med processer som gör det svårt att hitta kundinformation eller att utvinna användbara data, och istället använda digitala processer som är till hjälp istället för att hindra. Enligt en färsk undersökning från IDC sponsrad av HP Inc. tycker 65 % av alla kunskapsarbetare att användning av digitala arbetsflöden samt automatisering och optimering av samarbete, dirigering och godkännanden har sparat tid, ökat produktiviteten och minskat mängden fel. 59 % av alla kunskapsarbetare inom juridik, säkerhet eller efterlevnad säger att det har inneburit att mindre tid krävs för att säkerställa efterlevnad och minska risker.

Utmaningen med papper

Hur kommer det sig då att vissa av dem som arbetar inom kraftigt reglerade branscher som finansiella tjänster känner att det är svårt att ta till sig digital omvandling trots fördelarna?

Kanske för att man förlitar sig på äldre pappersbaserade system, vilket gör en radikal förändring lika utmanande som belönande. Det finns specifika bestämmelser som dikterar vilka dokument som behöver förvaras och hur länge, och viktig information lagras ofta i informationssilos, vilket gör det svårt att skaffa sig en mer omfattande bild av kunden och deras behov. Företag som arbetar med finansiella tjänster kan ha stor nytta av information, men pappersbaserade arbetsflöden sinkar dem. Det innebär inte att de är redo för en värld helt utan papperskopior. Även om bestämmelser tillåter helt digitala processer och arbetsflöden kan finansiella tjänsteföretag ha kunder som föredrar att hantera saker på traditionellt vis. Om man lägger ihop det hela är det ingen överraskning att en färsk QuoCirca-studie visar att medan 30 % av alla företag i allmänhet ser utskrifter som en kritisk del av sina affärsprocesser, är den siffran hela 73 % för företag som arbetar med finansiella tjänster. Det innebär naturligtvis att digital omvandling blir svårare.

Svårt men inte omöjligt, om man använder Managed Print Services (MPS). MPS-leverantörer som HP förstår att det fortfarande finns ett behov för pappersdokument inom finansiella tjänster, och att företag som arbetar i reglerade branscher behöver processer och arbetsflöden som har stöd för både digitala och pappersbaserade metoder på samma gång.

De kan ta in experter för att titta på era processer och arbetsflöden och ge råd om hur ni kan digitalisera det som går, och ge stöd till det som behöver förbli pappersbaserat. Konsulterna är helt insatta i de juridiska och regelmässiga frågor som är inblandade. MPS-leverantörer kan hjälpa er att integrera utskrivna och digitala dokument i system som uppfyller alla krav för att göra elektroniska exemplar unika, identifierbara och manipuleringssäkra, med korrekta register över hur information kopieras, lagras och reproduceras.

MPS-leverantörer har också den tekniska expertis och kunskap om dokumenthantering som behövs för att sätta ihop specialiserade lösningar, och föra in multifunktionsskrivare som skannar och dirigerar dokument till arkiv eller specifika program, där de blir maskinläsbara, delbara och mycket enklare att granska. Integrering mellan dokumenthantering, affärsanalys och CRM-system låter behöriga anställda få omedelbar åtkomst till kundinformation när de behöver den, men på ett sätt som möjliggör stark säkerhet och efterlevnad. Digitala godkännandeflöden innebär att ni inte längre behöver skriva ut dokument för att få underskrifter längs med hela processen.

MPS får omvandlingen att fungera

Den här strategin kan ge stora vinster inom finansiella tjänster, genom att viktig information blir både mer tillgänglig och säkrare. När det är lättare att hitta och granska all information rörande kunden är det enklare att kontrollera efterlevnad och upptäcka potentiellt bedrägeri. Med digitala arbetsflöden motverkas även onödiga dubbletter av dokument, vilket innebär att kunder inte ombeds att lämna uppgifter som de redan har lämnat, och att leverantörer inte sparar register eller dokument längre än nödvändigt. Ett sådant skifte minskar också pappersslöseri samt det utrymme som krävs och kostnaderna för dokumentförvaring. Det blir också färre formulär som behöver fyllas i på nytt för att kundens handstil inte är tydlig eller att något avsnitt fyllts i ofullständigt.

Att använda MPS-lösningar kan även innebära flera andra praktiska fördelar. Säker trådlös utskrift från smarttelefoner och plattor gör det enklare att integrera mobila enheter i arbetsflöden, så att team kan arbeta med vilka verktyg de än har till hands. Funktioner för pull printing säkerställer att utskrifter endast skrivs ut efter autentisering vid skrivaren. När pull printing används finns det ingen anledning att känsliga dokument blir liggande i utmatningsfacket, där de kan hämtas upp av vem som helst som går förbi. MPS gör också att det blir smidigare att skriva ut. Med funktioner för follow-me-utskrift kan till exempel användare skicka en utskrift från sin stationära eller bärbara dator och sedan hämta den – efter autentisering – från vilken skrivare som helst i nätverket. Dokument som behövs till ett möte med en kund kan hämtas från den skrivare som ligger närmast mötesrummet.

Genom en kombination av kostnadsbesparingar, säkerhet, praktiska fördelar och nya digitala arbetsflöden kan MPS vara en kraftfull katalysator för digital omvandling inom finansiella tjänster, och hjälpa företag att röra sig in i en ny era samtidigt som man säkerställer efterlevnad.

Vill ni veta mer? Hämta vår 13-sidiga guide för att få veta hur HP Managed Print Services (MPS) kan hjälpa er öka säker mobilitet och produktivitet för er arbetsstyrka.

Lydia Dishman 2018-07-18 6 Minute Read

Skydd mot katastrofer med en IT-katastrofåterställningsplan

Du kan inte alltid planera för en katastrof. Men du kan planera för en katastrofåterställningsplan som hjälper dig att komma på fötter igen.

Tektonika Staff 2018-06-20 4 Minute Read

Dags att sommarstäda kontoret? Börja med skrivaren

Börja med skrivaren när du ska städa kontoret inför sommaren. Läs om hur du rensar bland enheterna och tittar på säkerheten som ofta glöms bort.

Tektonika Staff 2018-06-14 4 Minute Read

Behöver kontoret fräschas upp? Managerade skrivartjänster kan hjäl…

Byt ut trötta, slitna maskiner till mer avancerade multifunktionsskrivare med hjälp av partner för hanterade utskriftstjänster.